Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-2:2024 (ISO 19005-2:2011) về Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 2: Sử dụng ISO 32000-1 (PDF/A-2)

Tóm tắt mang tính tham khảo.

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14159-2:2024 (hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 19005-2:2011) về Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử cho bảo quản lâu dài - Phần 2: Sử dụng ISO 32000-1 (PDF/A-2) quy định các yêu cầu kỹ thuật chi tiết đối với việc sử dụng định dạng PDF/A-2. Tiêu chuẩn này nhằm bảo đảm khả năng lưu trữ, hiển thị và truy cập thông tin của tài liệu điện tử một cách nhất quán, chính xác và độc lập với các công cụ phần mềm cũng như hệ thống công nghệ trong tương lai. Phạm vi và đối tượng áp dụng Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử dài hạn, các nhà phát triển công cụ phần mềm ghi (tạo lập) và đọc (hiển thị) tệp tài liệu điện tử theo định dạng PDF/A-2. Tiêu chuẩn thiết lập ba mức độ phù hợp bao gồm: Phù hợp mức độ A (Accessible - Khả năng truy cập cao), Phù hợp mức độ B (Basic - Yêu cầu cơ bản) và Phù hợp mức độ U (Unicode - Hỗ trợ Unicode). Các nội dung kỹ thuật cốt lõi của tiêu chuẩn 1. Quy định về phông chữ và mã hóa ký tự Nhúng phông chữ và tập hợp con: Cho phép nhúng các tập hợp con của chương trình phông chữ (Type 1, TrueType, OpenType) để giảm kích thước tệp. Nếu mục từ FontDescriptor của phông chữ nhúng Type 1 chứa chuỗi CharSet, hoặc phông chữ CID nhúng chứa dòng CIDSet, thì phải liệt kê đầy đủ tên ký tự hoặc CID có trong chương trình phông chữ, bất kể chúng có được tham chiếu bởi PDF hay không. Hệ đo phông chữ: Thông tin về chiều rộng biểu tượng trong mục từ phông chữ và trong chương trình phông chữ nhúng phải nhất quán với mức chênh lệch không quá 1/1000 đơn vị nhằm bảo đảm kết xuất phông chữ có thể dự đoán được trên mọi trình đọc. Mã hóa ký tự TrueType: Đối với phông chữ TrueType không biểu tượng, chương trình phông chữ nhúng phải chứa các mục nhập cmap không biểu tượng để thực hiện tìm kiếm biểu tượng. Phải sử dụng MacRomanEncoding hoặc WinAnsiEncoding cho khóa Encoding. Đối với phông chữ TrueType có biểu tượng, không được chứa mục nhập Encoding trong mục từ phông chữ và bảng cmap phải chứa Biểu tượng Microsoft mã hóa. Bản đồ ký tự Unicode (ToUnicode CMap): Áp dụng bắt buộc cho mức độ phù hợp A và U. Mục từ phông chữ của mọi phông chữ phải bao gồm mục nhập ToUnicode để ánh xạ mã ký tự sang giá trị Unicode (phải lớn hơn 0 và không được bằng U+FEFF hoặc U+FFFE). Quy định này được miễn trừ đối với một số phông chữ sử dụng mã hóa quy định trước hoặc phông chữ Type 0 sử dụng bộ sưu tập ký tự Adobe cụ thể. Khu vực sử dụng riêng (PUA): Đối với phù hợp mức độ A, bất kỳ ký tự nào được ánh xạ tới mã trong Khu vực Sử dụng riêng Unicode phải có mục nhập ActualText đi kèm để bảo đảm ngữ nghĩa. Biểu tượng .notdef: Tài liệu tuân thủ PDF/A-2 không được chứa tham chiếu đến biểu tượng .notdef từ bất kỳ toán tử thể hiện văn bản nào trong dòng nội dung để tránh mơ hồ ngữ nghĩa. 2. Quy định về chú giải (Annotations) Kiểu chú giải: Chỉ được sử dụng các kiểu chú giải được quy định trong ISO 32000-1. Nghiêm cấm sử dụng các kiểu chú giải đa phương tiện bao gồm 3D, Sound, Screen và Movie. Cờ chú giải (Khóa F): Ngoại trừ chú giải Popup, tất cả các chú giải phải chứa khóa F. Bit cờ Print phải được đặt thành 1; các bit cờ Hidden, Invisible, ToggleNoView và NoView phải được đặt thành 0. Các chú giải văn bản nên đặt cờ NoZoom và NoRotate thành 1 để tránh nhầm lẫn khi hiển thị. Hình thức chú giải (Appearance): Mọi chú giải (bao gồm cả trường mẫu Widget), ngoại trừ chú giải có tọa độ Rect bằng không hoặc chú giải Popup/Link, phải có ít nhất một mục từ hình thức (khóa AP chỉ chứa khóa N). Trình đọc phải kết xuất hình thức này mà không liên quan đến các khóa định dạng khác như C, IC, Border, BS, BE, CA... Hiển thị nội dung: Trình đọc tương tác phải cung cấp cơ chế hiển thị giá trị của khóa Contents của tất cả các mục từ chú giải, ngoại trừ các ứng dụng nhỏ của kiểu chữ ký số (Sig). 3. Mẫu tương tác và chữ ký số Mẫu tương tác (Interactive Forms): Trình đọc phải kết xuất mục từ hình thức của trường mẫu thay vì sử dụng giá trị của trường mẫu khi kết xuất. Mục từ chú giải ứng dụng nhỏ hoặc mục từ Trường không được chứa các khóa hành động A hoặc AA. Cờ NeedAppearances phải không có mặt hoặc có giá trị là false. Cấm mẫu XFA: Mục từ mẫu tương tác (AcroForm) không được chứa khóa XFA và Catalog tài liệu không được chứa khóa NeedsRendering nhằm cấm sử dụng các mẫu XFA dựa trên XML. Dữ liệu từ mẫu XFA chỉ có thể được bảo tồn bằng cách lưu trữ trong cây tên XFAResources của mục từ Names (theo Phụ lục D). Chữ ký số: Cho phép sử dụng trường chữ ký số phù hợp với ISO 32000-1. Chữ ký PDF phải là đối tượng dữ liệu nhị phân PKCS#7 được mã hóa-DER đặt trong mục nhập Contents của mục từ chữ ký, bao gồm chứng chỉ ký tên X.509 của người ký. Thông tin về tem thời gian và việc thu hồi phải được đưa vào và xác thực trước khi hoàn thành tạo chữ ký. 4. Quy định về hành động và sự kiện kích hoạt Hành động bị cấm: Nghiêm cấm các hành động Launch, Sound, Movie, ResetForm, ImportData, Hide, SetOCGState, Rendition, Trans, Gotot3DView và JavaScript. Các hành động phản đối như Set-state và no-op cũng bị cấm. Hành động được phép: Chỉ cho phép bốn hành động được nêu tên bao gồm NextPage, PrevPage, FirstPage và LastPage. Sự kiện kích hoạt (AA): Cấm mục nhập AA (hành động bổ sung) trong mục từ chú giải, mục từ Trường, Catalog tài liệu và mục từ Page để ngăn chặn các hành động JavaScript tùy ý gây mất an toàn hoặc tạo phụ thuộc bên ngoài. Xử lý hành động đặc biệt: Trình đọc tương tác phải cung cấp cơ chế hiển thị đích đến đối với ba hành động được phép xuất hiện là GoToR (hiển thị khóa F và D), URI (hiển thị khóa URI) và SubmitForm (hiển thị khóa F). 5. Quản lý siêu dữ liệu (Metadata) Dòng siêu dữ liệu XMP: Catalog của tệp phải chứa khóa Metadata có giá trị là một dòng siêu dữ liệu tuân thủ Đặc tả XMP. Không được sử dụng thuộc tính bytes và encoding trong tiêu đề gói XMP. Toàn bộ nội dung gói XMP phải được định dạng đúng theo chuẩn XML 1.0 và cú pháp RDF/XML. Lược đồ mở rộng (Extension Schemas): Tất cả các lược đồ mở rộng phải có mô tả nhúng trong dòng siêu dữ liệu của Catalog tài liệu, sử dụng lược đồ vùng chứa lược đồ mở rộng PDF/A (tiền tố pdfaExtension, pdfaSchema, pdfaProperty, pdfaType, pdfaField). Mục từ thông tin tài liệu: Nếu xuất hiện mục từ thông tin tài liệu, trình đọc phải bỏ qua nó. Trình ghi phải bảo đảm các giá trị trong mục từ này nhất quán với các đặc tính tương ứng trong dòng siêu dữ liệu XMP (như Title, Author, Subject, Keywords, Creator, Producer, CreationDate, ModDate). Định danh mức độ phù hợp: Sử dụng lược đồ pdfaid để khai báo phiên bản và mức độ phù hợp (pdfaid:part đặt giá trị là 2; pdfaid:conformance đặt giá trị là A, B hoặc U). Thông tin nguồn gốc tệp (History): Mọi hành động tạo lập, chuyển đổi hoặc sửa đổi tệp ở mức độ cao phải được ghi lại trong đặc tính xmpMM:History, quy định rõ các trường action, parameters, when, SoftwareAgent và instanceID. 6. Cấu trúc logic và PDF được gắn thẻ (Tagged PDF) Yêu cầu đối với mức độ phù hợp A: Phải đáp ứng toàn bộ yêu cầu đối với PDF được gắn thẻ. Mục từ thư mục tài liệu phải bao gồm mục từ MarkInfo với mục nhập Marked có giá trị là true. Đồ tạo tác và ranh giới từ: Các yếu tố phân trang, bố cục thẩm mỹ phải được quy định là đồ tạo tác. Trong các chuỗi hiển thị, ranh giới từ phải được biểu thị rõ ràng bằng sự xuất hiện của một hoặc nhiều ký tự khoảng trống giữa các từ. Cấp bậc cấu trúc: Cấu trúc logic phải được mô tả bởi cấp bậc gắn vào mục nhập StructTreeRoot của Catalog tài liệu. Các kiểu cấu trúc phi tiêu chuẩn phải được ánh xạ về kiểu tiêu chuẩn tương đương gần nhất trong bản đồ vai trò (RoleMap). Đặc tả ngôn ngữ tự nhiên: Ngôn ngữ mặc định của tài liệu phải được quy định bởi mục nhập Lang trong thư mục tài liệu. Các đoạn văn bản sử dụng ngôn ngữ khác phải được gắn đặc tính Lang riêng biệt. Mô tả và văn bản thay thế: Các phần tử phi văn bản (hình ảnh, công thức) phải có mô tả thay thế qua mục nhập Alt. Các phần tử văn bản trình bày không tiêu chuẩn phải sử dụng mục nhập ActualText. Các chữ viết tắt, từ viết tắt phải được đặt trong thẻ Span có đặc tính E để cung cấp nội dung mở rộng. 7. Tệp nhúng và nội dung tùy chọn Tệp nhúng: Chỉ cho phép nhúng các tệp tuân thủ tiêu chuẩn TCVN 14159-1 (PDF/A-1) hoặc tiêu chuẩn này (PDF/A-2). Mục từ đặc tả tệp nhúng phải chứa các khóa EF, F, UF và Desc. Nội dung tùy chọn (Optional Content): Cho phép sử dụng các nhóm nội dung tùy chọn (OCGs) để tạo ra các biến thể tài liệu (như đa ngôn ngữ, bản vẽ kỹ thuật nhiều lớp). Mỗi cấu hình nội dung tùy chọn (OCCD) phải chứa khóa Name duy nhất. Nghiêm cấm sự xuất hiện của khóa AS (ngăn tự động điều chỉnh trạng thái dựa trên thông tin sử dụng). 8. Các bản trình bày thay thế và yêu cầu tài liệu Cấm sử dụng điểm truy nhập AlternatePresentations trong mục từ tên của tài liệu và điểm truy nhập PresSteps trong mục từ Trang để tránh sự khác biệt giữa hiển thị màn hình và khi in ấn. Trình đọc phải bỏ qua các khóa Trans (hiệu ứng chuyển trang) và Dur (thời gian hiển thị) trong mục từ Page. Thư mục tài liệu không được chứa khóa Requirements. 9. Các phụ lục quy định và tham khảo Phụ lục A (Quy định) - Xác định hiệu ứng trong suốt trên một trang: Quy định phương pháp kiểm tra trạng thái đồ họa của từng phần tử trên trang (kiểm tra sự xuất hiện của khóa SMask, khóa ca/CA có giá trị nhỏ hơn 1, khóa BM khác Normal, hoặc các nhóm hiệu ứng trong suốt trong XObject mẫu, XObject hình ảnh và đối tượng văn bản) để xác định trang có chứa hiệu ứng trong suốt hay không. Phụ lục B (Quy định) - Yêu cầu đối với chữ ký số trong PDF/A: Quy định việc tính toán bản tóm tắt trên toàn bộ tệp (ngoại trừ bản thân chữ ký) được chỉ ra bởi ByteRange. Hướng dẫn cấu trúc đối tượng PKCS#7, tích hợp thông tin tem thời gian, thông tin thu hồi và quy trình xác thực đường dẫn chứng chỉ của trình đọc phù hợp. Phụ lục C (Tham khảo) - Thực hành tốt cho PDF/A: Khuyến nghị chuyển đổi siêu dữ liệu phi XMP sang XMP; hướng dẫn sử dụng mã ngôn ngữ tự nhiên theo chuẩn ISO 639-2 hoặc ISO 3166-2; khuyến nghị quá trình chụp hoặc chuyển đổi tài liệu từ giấy/hình ảnh sang PDF/A không được sử dụng nén có tổn hao, không thay thế văn bản gốc bằng kết quả OCR không chính xác để bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ lưu trữ. Phụ lục D (Tham khảo) - Hợp nhất tập dữ liệu XFA: Hướng dẫn bảo tồn phần tử của XFA bằng cách lưu trữ dòng dữ liệu dưới một giá trị trong cây tên liên kết với khóa XFAResources của mục từ Names trong thư mục tài liệu, giúp dễ dàng trích xuất dữ liệu XML khi cần thiết.