Thông tư 11/2025/TT-BNG về biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành

Tóm tắt

Tóm tắt mang tính tham khảo.

Thông tư 11/2025/TT-BNG được ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định chi tiết về biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn thực hiện các quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng Thông tư này quy định chi tiết điểm g khoản 2 Điều 18 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 196/2025/NĐ-CP) và hướng dẫn chi tiết một số biện pháp tổ chức thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam ở trong nước và nước ngoài, cùng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan. Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền ở trong nước Các cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước bao gồm: Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao. Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Các cơ quan khác được phân cấp thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận lãnh sự Các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận bao gồm: Văn bản, quyết định hành chính do cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan, tổ chức được giao thực hiện quản lý hành chính nhà nước hoặc người có thẩm quyền trong các cơ quan, tổ chức đó ban hành. Giấy tờ hộ tịch, quốc tịch được cấp theo quy định của pháp luật về hộ tịch, quốc tịch. Phiếu lý lịch tư pháp, quyết định thi hành án, bản án, quyết định của Tòa án nhân dân, vi bằng và các loại văn bản tố tụng khác. Giấy tờ, văn bản đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực. Văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ, tài liệu xác nhận quá trình, kết quả học tập, nghiên cứu do các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân cấp. Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và các giấy tờ y tế khác do cơ sở hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Giấy tờ, chứng từ thương mại được cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp, chứng nhận. Các giấy tờ, tài liệu khác được lập, cấp, chứng nhận bởi các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công. Xử lý giấy tờ có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được Các trường hợp giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được bao gồm: Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức cho cơ quan có thẩm quyền. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được sau khi đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc dựa trên kết quả xác minh thực tế. Gửi hồ sơ đề nghị qua dịch vụ bưu chính Việc gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam. Hoạt động này được triển khai dựa trên thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính. Quy trình giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh Việc giới thiệu và quản lý mẫu con dấu, chữ ký, chức danh được thực hiện chặt chẽ theo các quy định sau: Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh và thời hạn ký của cá nhân liên quan; đồng thời cung cấp thông tin đầu mối tiếp nhận, xử lý khi cần xác minh. Định kỳ hàng năm, các cơ quan, tổ chức phải rà soát mẫu con dấu, chữ ký, chức danh và thông báo kết quả rà soát trước ngày 01 tháng 02 của năm tiếp theo. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận giới thiệu mẫu từ các cơ quan Trung ương, địa phương và Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Cơ quan ngoại vụ địa phương tiếp nhận mẫu của địa phương và cơ quan Trung ương đặt tại địa phương, sau đó chuyển bản gốc cho Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh trong vòng 05 ngày làm việc. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký của đơn vị mình cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký và chức danh của mình cho Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại, đồng thời thông báo cho Cục Lãnh sự. Khi có sự thay đổi về mẫu con dấu, chữ ký hoặc chức danh, cơ quan liên quan phải giới thiệu mẫu mới trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày thay đổi. Lưu trữ mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và cơ quan ngoại vụ địa phương có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn, khoa học và hệ thống đối với toàn bộ các mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được giới thiệu chính thức. Quy định về bản dịch và miễn dịch thuật Thông tư hướng dẫn cụ thể về yêu cầu dịch thuật đối với các giấy tờ, tài liệu: Giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đức thì không cần kèm theo bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Quy định này cũng áp dụng cho các ngôn ngữ khác nếu cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Cơ quan đại diện hiểu được thứ tiếng đó. Bản dịch giấy tờ, tài liệu không bắt buộc phải chứng thực; tuy nhiên, người nộp hồ sơ phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch theo mẫu cam kết quy định (mẫu LS/HPH-2025/CK). Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ chỉ có con dấu hoặc chỉ có chữ ký Cơ quan có thẩm quyền chỉ thực hiện chứng nhận con dấu hoặc chỉ chứng nhận chữ ký và chức danh trong các trường hợp: Giấy tờ, tài liệu trên thực tế chỉ có con dấu hoặc chỉ có chữ ký và chức danh. Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu gốc hoặc chỉ có chữ ký gốc. Đối với các giấy tờ thuộc diện không thể xác định được con dấu, chữ ký (theo Điều 12 Nghị định), Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh sẽ cấp chứng nhận về việc giấy tờ, tài liệu đó đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao. Hệ thống biểu mẫu sử dụng trong công tác chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự Ban hành kèm theo Thông tư là các biểu mẫu chuyên ngành bao gồm: Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/TK) và tờ khai điện tử tương tác (mẫu LS/HPH-2025/TKĐT). Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy (mẫu LS/HPH-2025/CN) và tem điện tử (mẫu LS/HPH-2025/CNĐT). Tem chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình (mẫu LS/HPH-2025/XT). Cam kết của người dịch (mẫu LS/HPH-2025/CK). Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh (mẫu LS/HPH-2025/GT). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/SĐK). Bộ Ngoại giao chịu trách nhiệm in ấn, phát hành biểu mẫu tem chứng nhận để sử dụng trong nước. Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được phép sử dụng trực tiếp hoặc đặt in tem ở nước ngoài theo đúng biểu mẫu quy định. Các biểu mẫu tờ khai, văn bản giới thiệu và sổ đăng ký được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao để người dân và tổ chức tải về sử dụng. Quy định chuyển tiếp Để đảm bảo tính liên tục trong giải quyết thủ tục hành chính, Thông tư quy định: Hồ sơ tiếp nhận trước ngày Thông tư này có hiệu lực mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định của Thông tư số 01/2012/TT-BNG. Mẫu Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ban hành theo Thông tư số 01/2012/TT-BNG được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025. Việc áp dụng các mẫu tem chứng nhận mới và triển khai biểu mẫu điện tử tương tác sẽ chính thức thực hiện từ ngày 01 tháng 01 năm 2026. Hiệu lực thi hành Thông tư 11/2025/TT-BNG có hiệu lực thi hành kể từ ngày 03 tháng 8 năm 2025. Thông tư này thay thế hoàn toàn Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.