Thông tư 05/2025/TT-BNG sửa đổi Thông tư 03/2023/TT-BNG về tổ chức giải quyết công tác lãnh sự do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành

Tóm tắt

Tóm tắt mang tính tham khảo.

Thông tư 05/2025/TT-BNG do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 03/2023/TT-BNG ngày 27 tháng 7 năm 2023 về tổ chức giải quyết công tác lãnh sự. Văn bản này tập trung điều chỉnh, bổ sung các quy định chi tiết về thẩm quyền duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước và ngoài nước, quy trình phân công viên chức thực hiện công tác lãnh sự, tiêu chuẩn nghiệp vụ cũng như cơ chế phối hợp giữa các cơ quan liên quan nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực ngoại giao và lãnh sự. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng Thông tư này áp dụng đối với Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, các viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự, viên chức lãnh sự và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự. Quy định về duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước Thông tư đã sửa đổi, bổ sung chi tiết thẩm quyền duyệt và ký các loại giấy tờ lãnh sự trong nước của Cục trưởng Cục Lãnh sự và Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh như sau: Thẩm quyền của Cục trưởng Cục Lãnh sự: Trực tiếp duyệt và ký các loại giấy tờ bao gồm hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài đề nghị cấp thị thực; thị thực và gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao; hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao; văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ địa phương và Cơ quan đại diện; phép hạ cánh và cất cánh cho chuyên cơ nước ngoài chở khách mời của Đảng, Nhà nước và chuyến bay làm nhiệm vụ hộ tống hoặc tiền trạm; bản sao Giấy khai sinh và bản sao trích lục hộ tịch đối với sự kiện hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện cùng các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật. Thẩm quyền của Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh: Duyệt, ký hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao đối với các đối tượng từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam. Đồng thời, duyệt và ký công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài đề nghị cấp thị thực, hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự; trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình duyệt, ký văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam. Yêu cầu giới thiệu mẫu chữ ký: Trước khi thực hiện duyệt ký giấy tờ lãnh sự, mẫu chữ ký của Cục trưởng Cục Lãnh sự và Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh phải được giới thiệu đến các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam, các cơ quan chức năng có liên quan trong nước và các Cơ quan đại diện. Quy định về duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước Đối với công tác lãnh sự tại nước ngoài, Thông tư bổ sung các quy định chặt chẽ về thẩm quyền, tiêu chuẩn và quy trình phân công viên chức duyệt, ký giấy tờ: Thẩm quyền của Người đứng đầu Cơ quan đại diện: Trực tiếp duyệt, ký hoặc phân công cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự duyệt, ký các loại hộ chiếu; gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; công hàm gửi cơ quan nước ngoài đề nghị cấp thị thực; các loại thị thực; giấy miễn thị thực; công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu; giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và các công văn, giấy tờ khác liên quan đến công tác lãnh sự. Trước khi bắt đầu thực hiện, Người đứng đầu Cơ quan đại diện phải thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự kèm theo 03 mẫu chữ ký của mình và nêu rõ thời điểm bắt đầu thực hiện. Tiêu chuẩn đối với viên chức được phân công: Viên chức được phân công duyệt, ký giấy tờ lãnh sự phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quy định tại Điều 17 Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài. Đồng thời, phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự còn giá trị tại thời điểm được phân công hoặc tại thời điểm được Bộ Ngoại giao duyệt đi công tác nhiệm kỳ tại Cơ quan đại diện (trừ trường hợp được miễn Giấy chứng nhận này). Giới hạn số lượng người được phân công: Người đứng đầu Cơ quan đại diện quyết định số lượng người được phân công ký các giấy tờ về lãnh sự dựa trên tình hình thực tế và yêu cầu công tác tại địa bàn, đảm bảo tổng số người được phân công tối đa không quá ba (03) người. Đối với Cơ quan đại diện có khối lượng công việc lãnh sự lớn, sau khi trao đổi thống nhất bằng văn bản với Cục Lãnh sự và được Lãnh đạo Bộ Ngoại giao xem xét, quyết định, số lượng người được phân công tối đa không quá bốn (04) người. Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể phân công cho một người trong số những người đáp ứng tiêu chuẩn để thực hiện việc duyệt, ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao. Quy trình phân công và chấm dứt phân công duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ngoài nước Quy trình thực hiện việc phân công và chấm dứt phân công được chuẩn hóa qua các bước cụ thể sau: Thông báo phân công: Việc phân công và chấm dứt phân công duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự phải được thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. Nội dung văn bản phải nêu rõ họ tên, chức vụ của người được phân công, diện biên chế (mới hay thay thế), phạm vi phân công, thời điểm chấm dứt phân công đối với người cũ (nếu có), thời điểm dự kiến bắt đầu duyệt, ký giấy tờ lãnh sự, thông tin về Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh sự và kèm theo 03 mẫu chữ ký của người được phân công. Thời hạn giải quyết của Cục Lãnh sự: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo, Cục Lãnh sự trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc phân công (nêu rõ lý do đối với trường hợp không chấp nhận). Người được phân công chỉ bắt đầu thực hiện duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự từ thời điểm ghi trong văn bản thông báo chấp nhận của Cục Lãnh sự. Trách nhiệm thông báo và giới thiệu mẫu chữ ký: Cục Lãnh sự có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký, phạm vi phân công, thời điểm bắt đầu cũng như việc chấm dứt phân công cho Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an), Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng (Bộ Quốc phòng), Cục Hành chính Tư pháp (Bộ Tư pháp) và các cơ quan liên quan khác. Sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận, Cơ quan đại diện có trách nhiệm giới thiệu mẫu chữ ký, phạm vi phân công của người được phân công cho các cơ quan liên quan của nước ngoài. Chấm dứt phân công do sai phạm: Trường hợp cơ quan có thẩm quyền xác định người được phân công có sai phạm nghiêm trọng khi thực hiện duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự, Người đứng đầu Cơ quan đại diện chấm dứt việc phân công theo thẩm quyền, theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao. Chế độ lưu trữ hồ sơ: Cục Lãnh sự và Cơ quan đại diện có trách nhiệm quản lý và lưu giữ không thời hạn văn bản thông báo phân công và chấm dứt phân công. Trách nhiệm tổ chức thực hiện và hiệu lực thi hành Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan kịp thời báo cáo Bộ Ngoại giao để xem xét, giải quyết. Thông tư 05/2025/TT-BNG có hiệu lực thi hành kể từ ngày 13 tháng 7 năm 2025.