Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật, và điều đó có nghĩa gì với kế toán
Có một cảnh quen thuộc trong nghề kế toán. Doanh nghiệp hỏi cơ quan thuế một chuyện, cơ quan thuế trả lời bằng một công văn. Kế toán in công văn đó ra, kẹp vào hồ sơ, coi như đã có căn cứ. Vài năm sau đoàn kiểm tra tới, kết luận ngược lại, và câu trả lời "nhưng Cục Thuế đã có công văn" không cứu được gì.
Chuyện này không phải do ai làm sai. Nó do một điểm mà rất ít người để ý: công văn không nằm trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.
Luật liệt kê đúng 15 loại, và công văn không có trong đó
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/04/2025. Điều 4 của luật này, sau khi được Luật số 87/2025/QH15 sửa đổi và áp dụng từ 01/07/2025, liệt kê hệ thống văn bản quy phạm pháp luật gồm 15 nhóm:
- Hiến pháp
- Bộ luật, luật, nghị quyết của Quốc hội
- Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các nghị quyết liên tịch
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước
- Nghị định, nghị quyết của Chính phủ và nghị quyết liên tịch của Chính phủ
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao
- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tổng Kiểm toán nhà nước
- Thông tư liên tịch
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh
- Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
- Văn bản của chính quyền đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp xã và quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Hết. Không có công văn, không có thông báo, không có kế hoạch, không có hướng dẫn, không có công điện, không có báo cáo.
Lưu ý một chi tiết dễ trích nhầm: bản gốc năm 2025 của Điều 4 còn nhắc tới cấp huyện, nhưng bản sửa đổi áp dụng từ 01/07/2025 đã bỏ cấp huyện và thay bằng cấp xã. Trích danh sách này thì phải trích bản đã sửa.
Định nghĩa ở Điều 3 của chính luật này giải thích vì sao. Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, áp dụng cho mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc trong một địa bàn. Công văn thì ngược lại: nó trả lời một người hỏi, trong một vụ việc, dựa trên những gì người hỏi trình bày.
Vậy công văn có giá trị gì không
Có, và giá trị đó không nhỏ. Công văn cho biết cơ quan quản lý đang hiểu quy định theo hướng nào. Với một điều khoản có thể đọc theo hai cách, biết cơ quan thuế đọc theo cách nào là biết trước mình sẽ tranh luận với ai về chuyện gì.
Nhưng phải phân biệt hai việc rất khác nhau:
| Việc | Dùng công văn được không |
|---|---|
| Hiểu cơ quan quản lý đang áp dụng ra sao | Được, và nên dùng |
| Làm căn cứ pháp lý viện dẫn trong hồ sơ | Không. Phải dẫn luật, nghị định, thông tư |
| Bảo vệ khi bị kết luận ngược lại | Chỉ có sức thuyết phục, không có sức bắt buộc |
Ba điểm cần nhớ khi cầm một công văn trên tay:
Một là công văn không thắng được thông tư. Nếu nội dung công văn khác với thông tư hoặc nghị định, thì cái được áp dụng là thông tư, nghị định. Công văn chỉ là cách một cơ quan diễn giải, mà diễn giải thì có thể sai.
Hai là công văn trả lời doanh nghiệp A không đương nhiên áp cho doanh nghiệp B. Nó được viết trên đúng những dữ kiện mà A trình bày. Đổi một chi tiết trong hợp đồng, đổi thời điểm phát sinh, là câu trả lời có thể đổi theo.
Ba là công văn không có tuổi thọ rõ ràng. Thông tư bị thay thế thì có văn bản nói rõ ngày hết hiệu lực. Công văn thì không: quy định nền bị sửa, công văn cũ lặng lẽ trở nên vô nghĩa mà chẳng ai tuyên bố gì. Đây là chỗ nguy nhất, vì hồ sơ vẫn còn tờ giấy đó, nhìn vẫn như mới.
Một ngoại lệ nhỏ về chỉ thị
Chỉ thị hiện nay cũng không nằm trong danh sách văn bản quy phạm pháp luật. Nhưng những chỉ thị ban hành từ trước năm 2015 thì khác, thời đó chỉ thị vẫn là văn bản quy phạm. Gặp một chỉ thị cũ, phải xem ngày ban hành rồi mới kết luận, đừng gạt đi ngay.
Trên trang tra cứu, chúng tôi ghi nhãn "Tham khảo chung"
Đa số trang tra cứu văn bản đều ghi tình trạng "Còn hiệu lực" cho công văn, vì phần mềm chỉ đơn giản gán nhãn cho mọi thứ nó có. Người tra đọc vào rất dễ tưởng công văn có giá trị áp dụng ngang một thông tư.
Ở trang này, công văn, thông báo, kế hoạch, báo cáo, hướng dẫn và công điện được ghi nhãn riêng: Tham khảo chung, màu vàng, tách hẳn khỏi nhãn xanh "Còn hiệu lực". Không phải để hạ thấp chúng, mà để người tra biết ngay mình đang cầm loại giấy gì trước khi trích vào hồ sơ.
Tóm lại
Cứ đọc công văn, đọc nhiều vào, vì đó là cách nhanh nhất để biết cơ quan quản lý đang nghĩ gì. Nhưng khi viết căn cứ vào hồ sơ, vào thuyết minh, vào công văn giải trình, thì phải dẫn tới luật, nghị định, thông tư. Công văn đi kèm bên cạnh như một chỗ dựa thêm thì tốt, đứng một mình thay cho căn cứ thì không.